Rio Tinto - Verkefnastjórnun

Um verkefnið

Heildstæð lausn fyrir verktakastjórnun í síma og vef, sem veitir skýra yfirsýn, sjálfvirkar samþykktir og fleira á einum stað.

Fyrirtæki sem starfa undir ströngum öryggiskröfum og stöðlum þurfa yfirsýn og stjórn yfir þeim verkefnum sem verktakar vinna á þeirra starfssvæði. Þessi fyrirtæki gefa oft út verkleyfi sem innihalda t.d. áhættumat, verklýsingu og aðrar lykilupplýsingar sem tryggja örugga framkvæmd. Í þessu verkefni var þróuð heildstæð lausn í samstarfi við Rio Tinto fyrir útgáfu og meðhöndlun verkleyfa sem hafði áður byggt á handvirkri vinnu í Excel og tölvupósti.

Áskorunin

  • Útgáfa verkleyfa að mestu handvirk 
  • Erfitt að sjá hvaða leyfi væru í gildi og hvar unnið væri
  • Tímafrek samskipti og eftirfylgni í tölvupósti
  • Takmarkaður rekjanleiki og áhætta á mistökum

Lausnin

Útbúin var lausn á Power Platform sem nær utan um allt ferlið frá útgáfu verkleyfa til endurgjöf til verktaka:


  • Lausn í síma og vef fyrir verkefnastjóra þar sem þeir geta stofnað/framlengt/endurnýtt verkleyfi
  • Endurgjöf til verktaka þegar verkefni er lokið
  • Sjálfvirk samþykktarferli í Power Automate
  • Verkleyfi birt á korti – auðvelt að sjá hvar og hvað er í gangi
  • Miðlæg gagnavistun sem tryggir að öll gögn séu aðgengileg og rekjanleg
  • Skýrslur og mælaborð fyrir stjórnendur


Verkefnastjórar skrá upplýsingar beint í lausnina, innri teymi sjá stöðu í rauntíma og samþykktir fara í gegnum staðlað, rafrænt ferli sem dregur verulega úr óvissu.

Ávinningurinn

  • Mikill tímasparnaður fyrir bæði innri teymi (t.d. verkefnastjóra) og verktaka
  • Færri villur og betri rekjanleiki í samþykktum og leyfum
  • Skýr yfirsýn yfir hvaða verk eru í gangi og hvar
  • Aukið öryggi og betri stjórnun á verktakastarfi